Организация конференции? Вот несколько советов, которые помогут

Как управлять событием

Организация исследовательской конференции может быть довольно сложной задачей. Некоторые могут даже советовать вам не делать этого. Но это также потрясающая возможность и полезный опыт.

Сочетание успешного события не должно быть тяжелой борьбой. Вы просто должны помнить три золотых правила: планируйте заранее, окружите себя отличной командой и узнайте, почему вы это делаете!

Вот несколько советов, которые помогут вам в этом приключении.

1. Неспособность планировать неудачу

Не спешите в логистику. Прежде чем вы начнете бронирование места и позвоните в общественные организации, вам нужно занять некоторое время, чтобы подготовиться к конференции.

Это сэкономит вам много стресса и предотвратит неожиданные сюрпризы.

Представьте, как вы хотите, чтобы ваша конференция выглядела. Кто будет присутствовать? Каким будет это событие? Какой опыт вы хотите предложить делегатам?

Затем перейдем к особенностям. Сколько участников будет? Сколько материалов вы получите? Сколько дней прошло?

Если вы можете, свяжитесь с предыдущими организаторами для сбора информации из предыдущих лет. Это поможет вам установить реалистичный бюджет.

И помните, что невозможно предсказать каждую мелочь. Всегда будут проблемы, которые вы не ожидали, и все в порядке. Просто планируйте это.

2. Там есть численность

От программы до логистики, финансов и маркетинга, организация конференции включает в себя несколько аспектов, которые все требуют экспертизы. Окружать себя хорошей командой поможет вам выполнять различные задачи более эффективно, не будучи перегруженным. Это также позволит вам сосредоточиться на основных целях: отличном содержании, хороших ораторах и задействованных участниках.

Выбирайте свою команду тщательно. Ищите энтузиастов, организованных и управляемых игроков команды, которые у него должны быть не слишком много членов, чтобы поддерживать принятие решений и координацию. Джонатан Хан считает, что три - это хорошее число. Все зависит от размера вашей конференции и от того, сколько времени у вас на руках.

Научитесь делегировать. Вы можете назначить комитеты по нескольким областям ответственности: логистика (место проведения, проживание, A / V, питание, транспорт), техническая программа, основные докладчики, финансы и спонсоры, регистрация, маркетинг (общение, PR, веб-сайт, социальные сети ...). Помимо основных организаторов, вы можете приглашать добровольцев, чтобы помочь вам в день конференции или с меньшими задачами. Студенты часто видят в этом хорошую возможность и с радостью помогают.

Если у вас есть бюджет, подумайте о найме PCO или конференц-офиса. Будучи академическим, управление событиями не обязательно является вашей сильной стороной. Эти специалисты являются экспертами в организации научных конференций. Они будут оказывать самую ценную помощь, особенно с точки зрения логистики.

3. Технология Embrace

Существует так много способов использования технологии.

Прежде всего, используйте абстрактную систему управления для сбора, экспертной оценки и принятия заявок и управления вашей программой. Да, мы предвзяты, но мы не можем достаточно подчеркнуть, сколько времени это спасет вас!

Во время конференции убедитесь, что во всех комнатах имеется соответствующее оборудование A / V и что он работает! И помните, это 21 век! Практически все имеют ноутбук, смартфон или планшет и хотят иметь доступ к Интернету. Wi-Fi может стать серьезной проблемой на конференциях. Удостоверьтесь, что вы заблаговременно проверяете место встречи, что они обеспечат Wi-Fi с достаточной пропускной способностью.

Вы также можете использовать мобильные приложения для повышения эффективности работы делегатов. Там много приложений, чтобы помочь посетителям сети, переходить на конференцию, создавать собственное расписание и т. Д.

4. Аккуратно выберите динамики

Поиск правильного основного докладчика имеет решающее значение, но может быть сложным. Хороший основной докладчик привлечет делегатов и задаст тон вашей исследовательской конференции.

Подумайте, какие колонки и презентации вы хотите. Цель разнообразия. Пригласите как известных исследователей, так и младших исследователей и попытайтесь добиться хорошего гендерного баланса.

Удостоверьтесь, что у вас есть план B, если ваши динамики отменяются!

5. Держите их в курсе

Вам нужно разработать эффективный план коммуникации. Внедрите стратегию, на какой контент вы собираетесь делиться, когда и кому. На своем сайте публикуйте интервью, сообщения в блогах, фотографии, программы, анонсы докладчиков ... регулярно обновляйте свой контент, чтобы создать какое-то волнение.

Поддерживайте связь с делегатами и динамиками. Вы можете использовать такие инструменты, как Mailchimp, чтобы отправлять массовые письма своим делегатам. Удостоверьтесь, что они получают все необходимые сведения и инструкции о вашей конференции: адрес места проведения, даты, рекомендации, контактные данные, советы ...

Хорошая коммуникация также важна во время конференции. Добавьте знаки, чтобы указать посетителям презентационные комнаты, регистрационный стол, обеденные зоны или туалеты. Сделайте несколько объявлений в течение дня, чтобы проинформировать делегатов о разворачивании мероприятия, и чтобы волонтеры и сотрудники могли отвечать на вопросы и направляли делегатов. И не забудьте сказать спасибо! Отправьте электронное письмо делегатам и записку докладчикам, членам комитета и добровольцам, чтобы поблагодарить их за их вклад.

6. Облегчение сетей. Сетевое взаимодействие является одной из основных причин, по которым исследователи посещают вашу конференцию. Ваша задача - помочь им познакомиться с интересными людьми. Как? Прежде всего, убедитесь, что вы выделили достаточно времени для сетевых возможностей и обсуждений. Не втискивайте свою программу с презентациями - создайте много сеансов прорыва и кофе, чтобы позволить делегатам дышать и болтать. И выберите подходящую настройку для «социальных» комнат: есть диваны и стулья для людей, чтобы сидеть и разговаривать. Организуйте общественные мероприятия, такие как вечеринки, коктейли и ужины. Вы также должны рассмотреть возможность проведения некоторых экспериментов для содействия участию, таких как организация «неконференций» и использование прохладных мобильных приложений для поощрения сетей. Заключение Организация научной конференции включает в себя множество задач, большинство из которых не имеют никакого отношения к академическим кругам. Вы должны быть организованы, чтобы идти в ногу со всеми из них. Если вы впервые организуете конференцию, попросите совета у прошлых организаторов или профессионалов. Пока вам удастся получить уток в строке и не забывайте о наших советах, вы будете в курсе успешного мероприятия!

См. Больше на: http: //www.tenveo-video-conference.com/

Если вы хотите камеру видеоконференции и всенаправленный микрофон, вы можете связаться с менеджером по продажам Tenveo Рэйчел, она даст вам решения и скидки.

Тел: 8613657740706

Whatsapp: 008613657740706

E - mail: sales01@tenveo.com

SKYPE: Рейчел Лян

QQ: 451810239

WeChat: 13657740706