Tps для хороших дистанционных встреч

Советы для хороших дистанционных встреч

Дистанционные встречи экономят время и дают более быстрые результаты

Некоторые из преимуществ дистанционных встреч:
• Уменьшить или устранить транспортные расходы
• Повышение эффективности компании - время в пути становится рабочим временем
• Снижение уровня стресса среди сотрудников - баланс между работой и личной жизнью.
• Прямой и спонтанный
• экологически чистые

Советы для хороших телеконференций

Подготовка (если председательствует на собрании)

• Цель. Четкая цель встречи и то, что вы ожидаете от участников. Это встреча для информации, обсуждения или решения?
  • Правильные люди. Пригласите нужных людей, людей, которые добавят что-то на собрание и что-то из этого получат.
  • Требуемые показания. Разошлите участникам необходимые чтения и личный комментарий каждому из участников о том, что от них ожидается. Предполагают ли они принести определенную информацию на собрание или объяснить что-то конкретное.
  • Четкая повестка дня. Отправьте повестку дня и список участников заблаговременно до встречи.
  • Сообщить. Объясните, как присоединиться к совещанию (номер телефона и любой PIN-код) или будет ли сделан вызов участнику.
  • Тестовое задание. Прежде чем провести первое собрание, сделайте несколько пробных звонков и опробуйте различные функции. Может случиться так, что вашему коммутатору требуются специальные команды для набора нескольких абонентов - уточните у менеджера телефонии.
  • Документация. Как будет задокументирована встреча? Это хорошая идея, чтобы использовать функцию записи.
  • Будь проще. Если собрание повторяется, добавьте участников в группу в руководстве по конференции или добавьте отдельные контакты в телефонную книгу.
  • Начало и конец вовремя. Всегда начинайте собрание в назначенное время, даже если участники отсутствуют.
  (Запланируйте небольшой перерыв, если совещание необходимо продлить).
  • Продолжайте и продолжайте. Подведите итоги, проследите и отправьте заметки о встрече сразу после встречи. Установить сроки и сообщить всем, кто за что отвечает.

Во время встречи (если председательствует на собрании)

• Введения. Добро пожаловать и представить всех. Это дает хорошее начало встречи и обеспечивает инклюзивную атмосферу даже для тех людей, которые находятся за пределами площадки. Если собрание не очень большое (до 10 участников), попросите участников кратко представиться, чтобы услышать их голос. Всегда старайтесь создать атмосферу, которая дает людям ощущение сидеть вместе, даже те, кто участвует в других местах.
  • минуты. Делайте заметки или назначайте секретаря, который может занять несколько минут и имеет доступ к записи, если она сделана.
  • Повестка дня. Лицо, ведущее собрание, объясняет, о чем оно и как долго оно будет продолжаться, и кратко излагает повестку дня.
  • перерывы. Начните собрание с объяснения основных правил встречи и того, что может вас беспокоить.
  Вы не должны читать электронную почту, заниматься серфингом на своем смартфоне, работать с другими заданиями и т. Д.
  • Перерывы. Если собрание длится более 45 минут, сделайте перерыв, чтобы позволить людям размять ноги в течение 10-15 минут, прежде чем продолжить.
  • Договориться. Прежде чем перейти к новому предмету, уточните у разных участников, хочет ли кто-нибудь что-то сказать. Это заставляет всех чувствовать себя вовлеченными.
  • Динамический. Управляйте и учитывайте динамику в группе. Убедитесь, что каждый имеет право голоса по обсуждаемому вопросу, имеет дело с конфликтами.
  • объяснить. Если что-то происходит в комнате (это может вызвать смех), объясните, что происходит с каждым, кто участвует по телефону, чтобы убедиться, что все чувствуют себя вовлеченными.
  • Время для вопросов. Выделите время для решения любых вопросов.
  • Новая встреча. Если есть вопросы, требующие решения, договоритесь о времени следующей встречи.

После встречи (если председательствует на собрании)

• Продолжайте и продолжайте. Подведите итоги, проследите и отправьте заметки о встрече сразу после встречи. Установите сроки и сообщите всем, кто за что отвечает.

Для всех, кто участвует во встрече (в удаленном месте)

• Тишина и покой. Постарайтесь найти как можно более тихое место для сидения.
• припарковаться. Если вы участвуете в своей машине, перед тем как присоединиться к собранию, смело припаркуйтесь, например, на парковке.
• Выключите микрофон. Если вы сидите где-то с сильным фоновым шумом, например, в аэропорту, в машине или кафе, выключите микрофон (отключите звук), когда вы не разговариваете.
• Быть готовым за много времени. Убедитесь, что вы вовремя собрались, чтобы дать себе возможность пообщаться с другими участниками до начала собрания (так же, как это делали бы люди в конференц-зале вместе).
• Представьтесь. Если вам есть, что сказать, убедитесь, что люди узнают ваш голос, представившись сначала.
• Держите людей в курсе. Если вы отключились (плохой прием и т. Д.), Немедленно перезвоните и в удобное время сообщите другим участникам, что вы отсутствовали некоторое время.
• Фокус. Сконцентрируйтесь на встрече. Не читайте электронные письма и не делайте других вещей во время встречи.